Uno de los factores al tomar un servicio de Help Desk es animar a los usuarios o clientes a que se adapten a esta nueva forma de trabajar. Sin duda en los inicios de la puesta del servicio se encontraran dificultades, dado que no es tan fácil proponer un cambio en la forma en la que se reportan los tickets. Es importante la constancia y la paciencia, en la adaptación a este nuevo sistema. Los resultados, la información y el tiempo reducido en la resolución de problemas lo justifican.
Aquí algunos consejos adicionales que ayudaran a la adopción de este nuevo sistema,
1. Comunicar continua y progresivamente el uso necesario de helpdesk.
Existen diversas formas, enviando correos electrónicos a los usuarios con el estado del ticket de atención, Intentar corregir al usuario que usa otro método en ese momento para que utilice la forma adecuada, demostrando el uso del sistema de tickets, y dando a conocer el enlace del sistema de Help Desk, y por ultimo, pero no menos importante, dando el correo de soporte, este puede ser por ejemplo tusoporte@nettix.com.pe.
2. Añadir paginas de ayuda o preguntas frecuentes (FAQ).
A medida que se vaya construyendo una base de datos (kb o knowledge base en ingles) según las incidencias y dudas atendidas, resultará más fácil realizar una relación de las preguntas y dudas más frecuentes; con la idea de que estas puedan ser consultadas o resueltas de manera rápida, por el usuario o por el servicio de Help Desk.
3. Mostrar los resultados y beneficios tras el uso de Help Desk.
Sin duda esto estimulará a los usuarios a tener presente lo importante del servicio. Se pueden mostrar resultados de mejoras de tiempo de espera, reducción de volumen de llamadas, las áreas donde ha habido una mejora considerable entre otros.
4. Establecer como pagina de inicio del explorador de Internet al portal Help Desk.
Para que tenga mayor efecto será necesario configurarla para que tengan acceso a la posibilidad de cambiarla. La aparición diaria de esta plataforma en los equipos ayudará al usuario a familiarizarse con ella.
5. Identificar a los usuarios más expertos.
De ese modo los usuarios de cada departamento tendrán mas a mano a aquellos colaboradores capaces de colaborar con las preguntas frecuentes o solucionando los problemas que vayan apareciendo sin la necesidad de la intervención del servicio de Help Desk. Estos usuarios normalmente tienen mayor predisposición y conocimientos de informática.
Para mayores referencias no dude en contactarnos.
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