La planificación de recursos empresariales (ERP) basados en la nube se han convertido rápidamente en una parte esencial de la infraestructura empresarial. Considerar también que un detonante para ello, fue la pandemia. A medida que las empresas compiten en el mercado online, varios procesos que antes estaban separados (contabilidad, almacenes, bases de datos, documentos, hojas de cálculo) ahora se pueden simplificar en una interfaz común para el acceso instantáneo y generalizado por parte del personal autorizado.
Si bien la mayoría de las empresas encuentran valor en agilizar los procesos comerciales, pocas han tomado medidas al respecto. Según estudios, solo un tercio de los departamentos de TI han implementado la automatización, mientras que solo un octavo ha adoptado la tecnología en la nube.
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ERP en la nube vs. ERP tradicional
Desde 2013, Los ERP alojados en la nube han superado al ERP tradicional local como la solución preferida para las empresas. La nube requiere tan solo una sexta parte de los gastos operativos de ERP que consumiría una solución en línea.
Algunas empresas optan por ejecutar un ERP en las instalaciones, lo que requiere una gran inversión de capital para obtener una licencia de uso perpetuo. Una vez que obtienen la licencia, el personal de la empresa debe implementar la solución, lo que puede demorar varios años en implementarse por completo en una empresa a gran escala. Además, los requisitos técnicos para un sistema ERP en las instalaciones pueden sumarse rápidamente.
La implementación completa de ERP en las instalaciones puede requerir que una empresa actualice su arsenal de computadoras para la compatibilidad del sistema. A medida que pasa el tiempo, es posible que también deban invertir dinero adicional en mantenimiento de hardware, reemplazo de piezas y actualizaciones de software, algunas de las cuales pueden generar nuevos problemas de compatibilidad.
Esencialmente, el ERP en las instalaciones requiere personal de TI altamente calificado para operar.
Básicamente, cuando no tiene un ERP en la nube, es probable que encuentre medidas iguales de beneficios y desafíos. Por el contrario, los beneficios de las soluciones de sistemas ERP en la nube superan con creces cualquier inconveniente. Aparte del hecho de que tiene que pagar una suscripción mensual para el ERP basado en la nube, que puede acumularse durante muchos años y, en última instancia, superar las tarifas de licencia iniciales mucho más altas del ERP en las instalaciones, realmente no hay inconvenientes.
Ventajas de tener su ERP en la nube
Los beneficios del ERP basado en la nube van desde gastos generales reducidos y procesos optimizados hasta accesibilidad y movilidad más sencillas. Mientras que el proveedor mantiene el servidor por sí mismo, un tercero brinda soporte para el sistema las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Dado que todo se ejecuta en un servidor remoto en la nube, no es necesario invertir en una gran red informática para obtener los beneficios de ERP. De hecho, no necesita un personal de TI interno para usar ERP basado en la nube. Lo único que debe asegurarse es que su personal tenga dispositivos conectados a la red. Entonces, ¿cuáles son los beneficios de las soluciones del sistema ERP en la nube? Las soluciones de ERP en la nube para pequeñas empresas ofrecen las siguientes ventajas.
1. Mayor rendimiento de ERP en línea con el sector comercial actual
Con el ERP en la nube, puede liberar espacio y recursos en su oficina que, de lo contrario, podrían dejarlo con una configuración extensa y costosa. Dado que el sistema está completamente en la nube, libera su trabajo informático interno para otros asuntos. Para las empresas más pequeñas, esto puede hacer que las operaciones sean mucho más asequibles porque no tiene que destinar parte de su presupuesto a una infraestructura ERP independiente.
2. Menores costos operativos
El ERP tradicional en el sitio requiere mantenimiento manual y actualizaciones periódicas de hardware, todo lo cual puede afectar el presupuesto de una empresa. Cloud ERP, por el contrario, es una operación de costo relativamente bajo. Con una tarifa de inicio mínima, podría tener un sistema ERP en la nube completamente implementado para su negocio a tiempo.
Los costos de suscripción para el ERP en la nube son razonables y, por lo general, se adaptan para adaptarse al flujo presupuestario de las pequeñas y medianas empresas. Con el ERP en la nube, no necesitará realizar grandes inversiones en una revisión de su hardware o software.
3. Mejoras de seguridad
Uno de los mayores beneficios del ERP en la nube es la seguridad superior que ofrece a las empresas de todos los tipos y tamaños. Cuando se trata del almacenamiento y la recuperación de datos clasificados de la empresa, es crucial que las operaciones permanezcan infalibles en todo momento. Con el ERP en la nube, nunca tendrá que preocuparse de que un tercero piratee los datos, ya que el sistema realiza un seguimiento de toda la actividad y cifra completamente sus datos.
4. Análisis en tiempo real
Su ERP en la nube proporciona análisis en tiempo real que permiten a las empresas ver información vital a medida que está disponible. A medida que los números cambian y los dólares fluctúan, esta información está fácilmente disponible para tomar decisiones importantes en el curso de los negocios. Para las empresas en el ámbito de la fabricación, su ERP en la nube facilita la optimización de procesos al proporcionar análisis en tiempo real.
5. Pruebas UAT y API superiores
Las interfaces de programación de aplicaciones (API) de prueba beta son más fáciles de realizar en una plataforma en la nube. Asimismo, el ERP en la nube también facilita la realización de pruebas de aceptación del usuario (UAT). Cuando se prueba en la nube, las empresas pueden ver los tipos de problemas que pueden surgir con un producto dentro de un entorno de trabajo. A diferencia de las configuraciones de prueba tradicionales, que solo arrojan conclusiones especulativas, el ERP en la nube ofrece resultados precisos de pruebas beta UAT y API
6. Flexibilidad de acceso
Un sistema en la nube almacena y opera todo de forma remota. Como tal, el personal de la empresa puede acceder e interactuar con el ERP en la nube desde prácticamente cualquier lugar. Si los miembros del equipo están repartidos por todo el país, todos pueden ingresar datos en tiempo real desde cualquier dispositivo conectado, ya sea una PC, computadora portátil, teléfono inteligente o tableta. Siempre que todos tengan una conexión a Internet o Wi-Fi, los compañeros de trabajo pueden colaborar a través de grandes distancias y zonas horarias.
La naturaleza centralizada del ERP en la nube también garantiza que las interfaces de datos se muestren de manera uniforme en todos los dispositivos. Además, las herramientas de inteligencia empresarial funcionan más fácilmente con el ERP en la nube.
7. Fácil escalabilidad para cada etapa de crecimiento
En una infraestructura tradicional in situ, el escalado puede ser un aspecto costoso y complicado del negocio. Por un lado, puede escalar muy lentamente para el crecimiento y el alcance de su negocio y terminar con una infraestructura abarrotada. Alternativamente, puede escalar demasiado rápido y gastar demasiado en equipos extraños que cuestan grandes cantidades de dinero por adelantado y también conducen a un mantenimiento costoso en el futuro.
Con el ERP en la nube escalar se vuelve pan comido porque puedes ajustar toda la infraestructura al tamaño necesario para cada etapa de tu desarrollo como empresa. Para las empresas nuevas y más pequeñas, el ERP en la nube permite evitar los crecientes problemas de escalabilidad que han obstaculizado a muchas de las empresas veteranas de la actualidad.
8. Menos requisitos técnicos
En términos de presupuesto, uno de los principales beneficios del ERP en la nube es que no hay gastos adicionales para el hardware de la red. Usted paga por el servicio en sí mismo mediante suscripción. Por lo tanto, su empresa no tendrá que invertir en nuevo hardware solo para utilizar las funciones del servicio. Eso hace que las operaciones sean mucho más fáciles y económicas de administrar porque el ERP en la nube permite a las empresas eliminar las asignaciones para reparaciones de hardware y actualizaciones de software.
9. Soporte de servicio en todo momento
Los servicios ERP basados en la nube son administrados por proveedores. Como tal, el soporte está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana para cualquier problema de servicio que pueda surgir con el ERP en la nube. El alojamiento local, por el contrario, normalmente requiere la compra adicional de un paquete de soporte. Como suscriptor del servicio ERP basado en la nube, puede acceder al soporte que necesita las 24 horas del día en cualquier zona horaria, incluida la ayuda con las actualizaciones de software.
10. Barrera de entrada baja
Con su bajo costo inicial y tarifas de suscripción razonables, el ERP basado en la nube es una solución muy accesible para las empresas emergentes. Efectivamente, el ERP en la nube permite que las empresas más pequeñas obtengan acceso a las mismas funciones de planificación de recursos empresariales de las grandes corporaciones.
En muchos casos, el ERP en la nube hace posible que las empresas más nuevas pasen por alto la acumulación de infraestructura que les ha llevado años acumular a las empresas establecidas. Cuando todo está en la nube, se elimina la necesidad de un departamento de TI interno o una base de hardware. Efectivamente, esto establece una barrera de entrada baja para las nuevas empresas que buscan competir en el sector empresarial actual.
11. Accesibilidad geográfica continua
Gracias a la naturaleza remota del ERP basado en la nube, una empresa puede operar sin tiempo de inactividad. Si se produce un corte de energía en su área, aún puede acceder a la nube con una conexión Wi-Fi para recuperar e ingresar datos normalmente. Incluso si hay alguna contingencia climática que impide viajar en su área y nadie puede llegar a la sede de la empresa, todo el personal autorizado puede conectarse a la nube desde la seguridad de sus hogares a través de PC, computadoras portátiles, tabletas o teléfonos inteligentes.
12. Confiabilidad
ERP en la nube vs. el alojamiento en la oficina. ERP basados en la nube están a cargo de proveedores que se especializan en la planificación de recursos empresariales. Es por eso que el ERP en la nube funciona prácticamente sin tiempo de inactividad del sistema. De hecho, los suscriptores de los principales proveedores de ERP basados en la nube disfrutan de un tiempo de actividad del 99,98 %. Además, los proveedores basados en la nube realizan actualizaciones constantemente para mantener a los suscriptores al tanto de los desarrollos del servicio.
13. Productividad impulsada
Una vez que haya pasado su ERP en la nube, la productividad de su empresa se multiplicará por diez.
Dado que el ERP basado en la nube permite que el personal de la empresa acceda al sistema desde cualquier ubicación, las personas pueden ingresar datos sobre la marcha o mientras se desplazan.
Si un miembro del equipo hace un descubrimiento o tiene una idea mientras viaja, puede acceder al sistema desde un dispositivo móvil e ingresar la información. Del mismo modo, si un miembro del equipo está de vacaciones y de repente recuerda algo vital, puede agregarlo instantáneamente desde el lugar más remoto. Básicamente, el ERP alojado en la nube permite que el personal autorizado trabaje y colabore poco a poco en proyectos a cualquier hora en medio de cualquier actividad.
14. Tome fácilmente decisiones comerciales cruciales
Con la interfaz ordenada y fácilmente comprensible de ERP en la nube, puede tomar decisiones cruciales más fácilmente para su negocio.
Por ejemplo, si está buscando identificar mercados en desarrollo, el ERP en la nube facilita el examen del comportamiento del cliente por demografía y ubicación en diagramas de flujo y mapas de calor año por año, temporada por temporada. Del mismo modo, si está tratando de determinar qué productos mover hacia arriba o hacia abajo en la cadena de prioridad, puede revisar instantáneamente tablas y gráficos similares, actualizados diariamente a partir de fuentes en el terreno.
15. Mejor gestión de pedidos
Con ERP basado en la nube, la información se simplifica y los procesos comerciales se vuelven más conectados. Como tal, su empresa disfrutará de una coordinación optimizada entre varias sucursales, como la base de datos de clientes, el departamento de contabilidad y el almacén de pedidos. Con la comunicación sincronizada de estas sucursales, el cumplimiento de pedidos se vuelve más fácil de administrar.
Cloud ERP permite a los administradores de facturas procesar varios pedidos simultáneamente. Asimismo, tus empleados podrán estimar tiempos de entrega con mayor precisión y enviar más pedidos en un solo día. Como resultado, los clientes disfrutan de un servicio superior y la entrega de pedidos de su empresa.
16. Contabilidad eficiente y sin papel
Si administra una tienda minorista en línea, es probable que la contabilidad se vuelva difícil sin la planificación de recursos empresariales. El ERP basado en la nube facilita el control de sus cuentas y mantiene la información actualizada cada hora. Además, el ERP en la nube le permite generar facturas y procesar devoluciones sin la molestia de clasificar archivos y administrar el papeleo. Con el ERP en la nube, puede hacer crecer su tienda con facilidad y manejar aumentos en los volúmenes de pedidos sin estrés.
17. Más tiempo y recursos para la mejora de la empresa
El ERP basado en la nube permite a las empresas reducir los gastos generales y hacer un mejor uso del tiempo que de otro modo dedicaría a la coordinación de procesos. Su empresa puede aumentar su eficiencia y completar tareas de forma más rápida y sencilla con el ERP en la nube.
En todo el tiempo que ahorra con el ERP basado en la nube, puede dedicar horas a la mejora de la empresa que podría hacer crecer su negocio de formas que nunca hubiera imaginado. Por ejemplo, podría dedicar más atención al servicio al cliente y realizar reuniones de personal para discutir formas de mejorar en esta área. Asimismo, su empresa podría invertir más tiempo, energía y recursos en áreas como el desarrollo de productos y la divulgación en línea.
18. Reducción de costos por Hardware
Mientras mas grande sea el ERP mas recursos necesita. Por ende, requiere servidores mas grandes, discos mas rápidos, mas memoria RAM, mas licencias. Un ERP en la nube elimina los costos de hardware, dado que estos ahora son responsabilidad del proveedor. Por otro no solo están los costos de equipos, sino también costos eléctricos, de aire acondicionado y espacio para alojar estos equipos asociados al ERP.
Software ERP alojado en la nube para pequeñas empresas
Para una empresa más pequeña, el ERP basado en la nube permite administrar grandes cantidades de datos y agilizar procesos complejos que, de otro modo, estarían desconectados entre sí. Sin ERP, la información a veces puede quedarse en el olvido, ya que las tareas cambian de manos entre los contadores, el personal administrativo y los encargados del inventario. El ERP en línea integra toda la información pertinente en una interfaz operada de forma remota para una mayor eficiencia y organización.
Gracias a la eficiencia mejorada de los procesos que ofrecen soluciones como ERP basado en la nube, las empresas que cambien a dicho sistema pueden esperar ver un aumento de productividad del 30 al 40 por ciento en los próximos años. Para las pequeñas empresas emergentes, la mayor eficiencia, los gastos generales reducidos y los equipos in situ más pequeños y menos engorrosos permitirán una mayor velocidad y movilidad de los procesos. Como tal, estas empresas tendrán la capacidad de crecer más rápidamente y entrar en las grandes ligas.
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